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Agenzia di event planner, come funziona?

Agenzia di Event Planner
Agenzia di Event Planner

Ormai sempre più spesso si sente parlare di event planner o event planning ma non tutti sanno esattamente a cosa ci si riferisce. Nello specifico, come funziona un’agenzia di eventi planner? Proprio qui di seguito potrete trovare tutte le risposte alle vostre domande.

Event Planner, chi è

Prima di chiarire come funziona un’agenzia di event planner, è molto importante precisare a cosa ci si riferisce con tale denominazione. A tal proposito è possibile dire che l’Event Planner è una figura sempre più richiesta negli ultimi tempi che si occupa di gestire un evento cercando di trarne il meglio. Di preciso quando si parla di event planning ci si riferisce invece ad un insieme di discipline grazie alle quali è possibile organizzare un convegno, un matrimonio o altri eventi e trarre da quest’ultimi tutto il meglio. E quindi ottenere dei successi. Quindi a differenza del wedding planner e dell’ event management che si occupano di specifiche categorie legate ad un evento ecco che l’event planning rappresenta tutte le diverse tipologie di eventi che possono essere organizzati.

Come funziona l’agenzia di event planner

A questo punto vi starete sicuramente chiedendo come funziona un’agenzia di event planner. A tal proposito è opportuno precisare che questa è composta da professionisti divisi ovviamente per ordine. Tra questi ve ne sono quattro considerati fondamentali in quanto in grado di offrire al cliente degli specifici servizi. Il primo professionista presente all’interno di un’agenzia di event planner è l’Event Art Director. Tale figura si occupa di quello che è il servizio creativo e quindi la pianificazione di quelli che sono gli aspetti d’immagine legati all’evento. E quindi gli allestimenti, la scelta della location, le decorazioni.

L’Event Art Director ha un ruolo molto importante ovvero quello di comprendere nel migliore dei modi il volto dell’azienda per cui lavora. E di conseguenza pianificare un evento che sia coerente con l’immagine dell’azienda. Quindi è possibile dire che all’Event Art Director è legata la figura che l’azienda farà nei confronti del pubblico. Altra figura professionale molto importante che fa parte di un’agenzia di event planner è l’Account Manager.

Agenzia di Event Planner
Agenzia di Event Planner

Tale  figura si occupa di prestare un servizio di contatti. Quindi si occupa di trovare dei fornitori e dei collaboratori e di comunicare con questi. Tra i collaboratori in questione vi troviamo ad esempio fioristi, il servizio catering, l’interior designer e molte altre ancora. L’account Manager comunicherà quindi con tali fornitori e collaboratori spiegando quelle che sono le necessità dell’azienda per la quale lavora e si occuperà di assicurarsi che tutto proceda nel migliore dei modi.

E ancora, all’interno dell’agenzia di event planner vi troviamo l’event project manager.Questo viene considerato il responsabile del progetto. Ed infatti grazie alle sue doti organizzative e alle competenze di management si preoccupa che l’evento riesca nel migliore dei modi e che soprattutto vi sia il rispetto del budget a disposizione e dei tempi stabiliti in precedenza. Infine merita di essere citato lo staff che si occupa del servizio operativo. E quindi a quest’ultimo è legato il compito relativo all’allestimento e alla gestione delle attrezzature tecniche e tecnologiche. Lo staff si occupa ancora di simulazioni e prove, e soprattutto della risoluzione di problemi che possono verificarsi all’improvviso.

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